Undangan ke Workspace
📌 Dokumen Terkait
Apa itu Undangan ke Workspace?
Alur yang memungkinkan pemilik (owner) dan admin (workspace) untuk mengundang orang lain bergabung ke dalam workspace melalui email. Orang yang diundang akan menerima tautan unik, mengkliknya, dan resmi bergabung ke workspace setelah masuk/otentikasi menggunakan alamat email yang diundang tersebut.
Alur Pengguna
- Buka menu Administrasi Pengguna.
- Masukkan email dan peran pengguna yang ingin Anda undang, lalu tekan enter.
- Anda dapat mengirim undangan via email ke satu atau banyak penerima sekaligus.
- Pemilihan peran saat pengiriman (member atau admin; peran owner dikecualikan).
- Setelah pengguna berhasil diundang, Anda dapat melihat daftar undangan yang masih tertunda.
- Pengguna dengan status Undangan Tertunda dapat dibatalkan undangannya.
- Jika terjadi kendala saat mengundang pengguna, Anda dapat mengirimkan ulang undangan tersebut.
Di Luar Cakupan
- Impor banyak email sekaligus menggunakan file CSV.
- Undangan khusus untuk tim/divisi tertentu (fitur tim sudah aktif pada plugin organisasi, namun pengiriman undangan ke tim spesifik belum masuk di fase ini).
- Tautan undangan umum yang bisa dibagikan bebas tanpa terikat email.
Siapa yang Terlibat?
- Pengirim: Pengguna dengan peran owner (pemilik) dan admin pada workspace.
- Penerima: Siapa saja yang memiliki alamat email. Tidak diwajibkan memiliki akun terlebih dahulu.
Aturan Bisnis
| Aturan | Rincian |
|---|---|
| Izin Pengirim | Hanya owner dan admin yang bisa mengirim undangan. Peran member tidak bisa. |
| Batas Peran | Undangan tidak bisa memberikan peran owner. Pengalihan kepemilikan dilakukan melalui alur terpisah. |
| Keterikatan Email | Hanya alamat email yang tepat sama dengan yang diundang yang bisa menerima undangan. |
| Wajib otentikasi | Penerima yang belum masuk (login) harus masuk atau mendaftar akun terlebih dahulu sebelum menerima undangan. |
| Masa Berlaku | Undangan akan kadaluarsa setelah 48 jam. Undangan yang kadaluarsa akan ditolak dengan pesan yang jelas. |
| Kirim Ulang | Mengirim ulang undangan ke email yang sama akan membatalkan undangan sebelumnya dan membuat undangan baru. |
| Pengguna Sudah Menjadi Anggota | Mengundang email yang sudah menjadi anggota akan menampilkan pesan error khusus untuk email tersebut; email lain dalam grup pengiriman yang sama tetap berjalan lancar. |
| Khusus Workspace Aktif | Undangan terikat khusus pada workspace tempat undangan tersebut dikirim. Undangan tidak dapat dipindahkan ke workspace lain. |
Peran dan Hak Akses
| Peran | Bisa Kirim Undangan? | Bisa Batalkan Undangan? | Bisa Lihat Daftar Undangan |
|---|---|---|---|
| Owner | ✅ | ✅ | ✅ |
| Admin | ✅ | ✅ | ✅ |
| Member | ❌ | ❌ | ❌ |
Kriteria Keberhasilan
Pemilik (owner) atau admin dapat mengundang satu atau beberapa alamat email sekaligus, penerima mendapatkan email berisi tautan aman, dan setelah masuk dengan email yang sesuai, mereka akan ditambahkan ke workspace dengan peran yang ditugaskan. Undangan yang belum diterima dapat dilihat dan dibatalkan pada menu Administrasi Pengguna di Workspace Anda.