Manajemen Stok
Gambaran Umum
Manajemen Stok melacak kuantitas/jumlah inventaris di setiap outlet. Setiap pergerakan barang dicatat sebagai transaksi stok, sementara angka sisa stok saat ini membuat pengecekan ketersediaan menjadi cepat, dan riwayat pemeriksaan menjelaskan setiap perubahan secara transparan. Hanya produk yang ditandai untuk dilacak stoknya yang ikut serta dalam alur kerja manajemen stok.
Mengaktifkan fitur lacak inventaris dapat Anda akses ketika menambahkan produk baru. Di bagian Informasi Umum, tandai "Lacak Inventaris".
Aturan Bisnis
Cakupan Inventaris
- Stok terikat pada outlet dan produk.
- Produk yang memiliki varian dilacak per SKU variannya; produk tanpa varian dilacak di tingkat produk utama.
- Stok bernilai negatif diperbolehkan. Angka stok negatif tetap ditampilkan dan harus dimunculkan agar mendapatkan perhatian operasional, bukannya secara diam-diam dipaksa/dibulatkan menjadi nol.
Pergerakan Stok
Sistem mendukung jenis-jenis pergerakan stok berikut:
| Tipe | Efek | Tujuan/Kegunaan |
|---|---|---|
| Transfer Masuk | Bertambah | Menerima Transfer Stok dari cabang lain. |
| Transfer Keluar | Berkurang | Mengirim transfer stok ke cabang lain. |
| Pembelian | Bertambah | Mencatat pembelian stok dari pemasok (supplier). |
| Penjualan | Berkurang | Mencatat pemotongan stok akibat penjualan. |
| Refund | Bertambah | Mengembalikan barang hasil refund ke stok (restock). |
| Opname | Positif atau Negatif | Menyelaraskan stok sistem dengan hasil hitungan fisik di lapangan. |
- Setiap pergerakan stok mencatat cabang, produk, kuantitas, dan tanggal transaksinya.
- Kombinasi produk/varian yang sama tidak boleh muncul dua kali dalam satu dokumen transaksi.
- Untuk transaksi selain opname, jumlah barang minimal bernilai satu. Transaksi opname mencatat hasil hitungan fisik yang bernilai non-negatif; selisih stok yang dihasilkan bisa bernilai negatif.
- Transaksi transfer stok dapat mencatat outlet terkait beserta transaksi asalnya untuk pelacakan.
Membuat Transaksi Stok
Tipe transaksi stok secara antarmuka dipisahkan menjadi 3 menu yaitu Menu Penerimaan Barang (Transfer Masuk, Pembelian), Menu Pengeluaran Barang (Transfer Keluar, Penjualan), dan Menu Penyesuaian Stok (Stock Opname). Menu ini dapat Anda akses melalui menu Produk.
Stock Opname
- Stok opname membandingkan hasil hitungan fisik dengan jumlah stok yang ada di sistem.
- Sistem yang akan menghitung nilai selisihnya secara otomatis; pengguna tidak memasukkan jumlah pergerakan stok secara manual.
- Data hitungan fisik dan hitungan sistem tetap disimpan untuk keperluan audit.
Buku Besar dan Sisa Stok Saat In
- Transaksi stok beserta rincian barangnya disimpan sebagai riwayat pergerakan stok.
- Sisa stok saat ini dapat diakses secara cepat per kombinasi cabang/produk/varian.
- Setiap perubahan sisa stok akan membuat catatan audit yang berisi: stok sebelum perubahan, jumlah pergerakan, dan stok setelah perubahan.
- Catatan pergerakan stok tidak dapat diubah/diedit setelah dibuat. Jika terjadi kesalahan, koreksi dilakukan dengan membuat transaksi pergerakan balasan (compensating movement).
Koreksi dan Penghapusan
- Catatan (notes) pada transaksi dapat diubah; namun rincian barang dan kuantitasnya tidak bisa diubah.
- Penghapusan dokumen transaksi bersifat soft deletion. Pergerakan stok awal akan dibalikkan pada saldo sisa stok saat ini, sementara dokumen transaksinya tetap tersimpan sebagai data riwayat.
- Transaksi yang dihapus akan disembunyikan dari daftar transaksi normal.
Integrasi Penjualan & Refund
- Tagihan transaksi penjualan produk berstok yang telah selesai akan secara otomatis membuat pergerakan stok jenis penjualan dan memotong sisa stok.
- Proses refund secara otomatis membuat pergerakan stok jenis refund dan mengembalikan barang ke sisa stok.
- Penjualan yang menyebabkan stok tidak mencukupi akan ditolak dengan pesan kesalahan insufficient-stock (stok tidak cukup); tagihan dan pergerakan stok tidak akan disimpan.
Hak Akses
- Manajer memiliki akses untuk membuat, mengubah, dan menghapus transaksi stok.
- Seluruh pengguna POS yang memiliki hak akses dapat melihat daftar transaksi dan sisa stok saat ini sesuai dengan cakupan organisasi dan outlet mereka.
- Seluruh operasional stok hanya dapat digunakan jika memiliki paket langganan POS yang aktif.
Hasil Operasional
Manajemen stok menjawab 3 pertanyaan utama:
- Berapa kuantitas stok yang saat ini tersedia di suatu outlet?
- Pergerakan barang mana yang menyebabkan kuantitas tersebut berubah?
- Apakah transaksi penjualan atau refund yang telah selesai dapat diselaraskan dengan buku besar stok?